粤轻院办[2001]35号

第一章 总 则
第一条 为使我院行政公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000］23号）的规定，结合我院的实际情况，特制定本办法。
第二条 学院的行政公文（包括电报，下同）是传达贯彻党和国家的方针、政策，指导和布置工作，请示和答复问题，报告情况，交流经验等管理工作中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。学院的各级领导和相关工作人员都必须认真做好公文处理工作，准确有效地发挥公文的作用，以便更好地搞好学院的各项工作，为学院的建设和发展服务。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事实是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条 各级部门的负责人应当高度重视公文处理工作，认真执行本办法，并加强对本部门公文处理工作的领导和检查。
第六条 一切经办和经手文件的人员，都必须严格执行国家保密法律、法规和有关规定，确保国家秘密安全。
第七条 院长办公室是学院行政公文处理的管理机构，主管本院的行政公文处理工作并指导院内各部门的公文处理工作。各部门应当设专人负责公文处理工作。
第二章 公文主要种类
第八条 行政公文种类主要有：
（一） 决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（二） 通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文。传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（三） 通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（四） 报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（五） 请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
（六） 批复
适用于答复下级机关的请示事项。
（七） 意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（八） 函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（九） 会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第九条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词，抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（一） 涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，"绝密"、"机密"级公文还应当标明份数序号。
（二） 紧急公文应当根据紧急程度分别标明"特急"、"急件"。其中电报应当分别标明"特提"、"特急"、"加急"、"平急"。
（三） 发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称，联合行文，主办机关排列在前。
（四） 发文字号应当包括机关与主办部门代字、年份、序号。以学院或院长办公室名义行文，由院长办公室统一编排流水号（如：粤轻院总[200×] ××号）。
以职能部门名义行文，则自编序号。
（五） 上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，"请示"应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（六） 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（七） 主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（八） 公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
（九） 公文除"会议纪要"和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
（十） 成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
第十条 公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准（GB/T9704-1999）执行。
第十一条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。承办学院发文，要使用学院统一印制有学院标识的公文用纸。
第四章 行文规则
第十二条 行文应当确有必要，注重效用。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
第十三条 以学院名义向外行文，主要有对上级请示、报告工作；对不相隶属的单位行文联系工作、商洽问题；对院内行文通知、指导、检查全院性工作、答复有关请示事项，发布决定、通报情况、总结工作等。
第十四条 学院的各职能部门在自己主管的业务范围内，可以向学院行文请示、报告工作，询问答复问题或向院内通报情况，通知有关业务工作、会议，以及印发会议纪要等。
职能部门除院长办公室外不得对外行文。
第十五条 向上级机关请示工作，应当一文一事。一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。向所属单位布置工作的公文，如需要两个以上单位共同办理的，应指定一个主办单位。
第十六条 除领导直接交办的事项外，不得以单位名义直接向领导报送"请示"、"意见"和"报告"。
第十七条 受双重领导的单位上报公文，应根据内容写明主报单位和抄报单位，由主报单位负责答复请示的问题。上级单位向受双重领导的下级单位行文，应同时抄送另一上级单位。
第五章 发文办理
第十八条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第十九条 一般文稿，按照分工负责的原则和日常工作程序，谁主管的事项就由谁拟稿。
第二十条 草拟公文应当做到：
（一）符合国家的法律、法规和方针、政策及学院的有关规定。
（二）情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定（如请示、报告、批复、通知、函等）。
（四）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（五）结构层次序数，第一层为"一、"，第二层为"（一）"，第三层为"l."，第四层为"（1）"。
（六）应当使用国家法定计量单位。
（七）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（九）为有利于文件的长期保存，起草、修改、签发文件，一律用自来水笔、签字笔或毛笔书写，不得用圆珠笔或铅笔。
第二十一条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门应将不同意见如实向主管领导汇报，请示解决。
第二十二条 公文送院领导签发前，由院长办公室进行审核。
（一）文稿审核是提高公文质量的重要环节，凡以学院名义的发文，必须由拟搞单位负责人审核把关，再交院长办公室核稿。未经处室负责人签字（负责人不在时，可由临时负责人代签）的文稿，院长办公室不予接收。
（二）核稿的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法规定等。
（三）在不损原意的情况下，核稿人对文稿可进行删节、文字加工。属于内容方面的重要修改，要先问明情况后再修改，修改后的稿子应征得拟搞单位负责人同意。对内容紊乱，文字冗长，需要做较大修改的文稿，在提出意见后，由拟稿人进行修改。涂改勾划较乱的文稿，应由拟稿人电脑打印清样，再送领导审批。
（四）凡不符合稿件审核有关规定的文稿，应退还经办人，由其按规定办理再审核。经过审核的文稿，核稿人应在文稿上签字和写明核稿日期。
第二十三条 凡以学院名义发出的公文，由主办单位主要负责人审核签署后，应送院长办公室复核，然后由院长办公室送主管学院领导签发。重要事项的决定，须送院长签发，主管院领导会签。
（一）审批公文，主批人应当明确签署意见，并署上姓名和审批时间。其他审批人同意，在会签栏签名。
（二）以处室名义行文，由各处室负责人审核签发。
第二十四条 公文的打印、缮校、用印和发文。
（一）以学院名义发文，必须有院长办公室的复核意见才能打印，打印公文，必须符合规定格式，字迹清楚无误、整洁美观，份数准确。
（二）公文在缮校过程中，如需要修改原稿，应与拟稿人取得联系，属内容方面的重要修改，应由拟稿人请示原签发人同意。打印人员如对文稿有疑问，应与经办人或核稿人联系，不得随意处理。
（三）以学院及各处室名义的发文，均由承办人负责校对、分发。校对文件要认真负责，确保质量，校对完毕要签名。
（四）公文盖章时，必须检查底稿是否经过有关领导人签发，需要会签的文稿是否已会签，发文的单位名称、落款是否已标明（上行文可不用落款）等。文件原稿是否齐全（含附件）。公文盖章只限于发出的公文和存档的公文，留作他用的公文不盖章。
（五）发文要详细登记。发文时要先检查文件签发、盖章等项是否齐全，发送单位、文件份数是否清楚、准确，急件、密件应加盖急、密件戳。重要文件挂号发出，绝密、机密文件通过保密室发出。密级文件不得利用未采用加密装置的计算机、传真机传输。
（六）重要的电话通知、报告或请求，应同公文一样进行登记、处理。发出的重要电话通话内容要留底稿、收到的重要电话内容要做记录并及时报告主管领导，抓紧处理。
第六章 收文办理
第二十五条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第二十六条 上级机关和有关部门给学院的文电、统一由院长办公室机要室签收、拆封、登记、分办。
（一）上级机关、部门给我院各业务部门的来文、来信，由业务部门拆封处理，各部门收到的文件阅办后，应及时交院长办公室机要室登记处理。出差、出国和参加会议带回的文件，应及时交院长办公室机要室登记处理。
（二）机要室拆封的文电、应根据内容和部门的分工、及时分送各主管部门办理。收到上级机关下发或交办的公文，先由院长办公室主任阅后，再送有关院领导阅批，并根据批示送主管部门办理，除特殊紧急情况外不得直接分送有关部门。
第二十七条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回院长办公室并说明理由。
第二十八条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，院长办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。院领导和部门负责人审批文件，一般不超过三天，急件不过夜、特急件要随到随送，随收随办。
第七章 公文归档
第二十九条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。各部门应指定专人承担文书（或秘书）工作，并负责文件资料的整理、立卷工作。个人不得保留应归档的公文、材料。
第三十条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本院的主要工作情况，便于保管和利用。
第三十一条 联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
第三十二条 本院负责人兼任其他单位职务，在履行所兼任职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理（立卷）、归档。
第三十三条 拟制、修改和签批公文，书写及所有纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第八章 公文管理
第三十四条 行政公文由院长办公室统一收发，审核、用印、归档和销毁。
第三十五条 上级机关的公文，除注有密级和注明不准翻印的以外，经学院领导或者院长办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
第三十六条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。
第三十七条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经院长办公室主任批准，可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。
第三十八条 机关单位合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。
工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第九章 附 则
第三十九条 院内各系向其下属单位行文可参照本办法执行。
第四十条 本办法由院长办公室负责解释，自2001年5月1日起施行。